Jak prawidłowo prowadzić kadry?

Każda firma, która nie jest jednoosobową działalnością gospodarczą, zatrudnia personel, który stanowi niezbędny do jej prawidłowego prosperowania element. Dla właściciela to nie tylko zauważalne odciążenie i możliwość dysponowania specjalistami odpowiedzialnymi za wypracowywanie zysków oraz kreowanie pozytywnego wizerunku jednostki, ale także spora odpowiedzialność. Kluczowe jest bowiem regularne dopełnianie wszelkich formalności związanych z posiadaniem pracowników. Bardzo istotne jest to, by robić to we właściwy sposób. Jak prowadzić kadry efektywnie i zgodnie z prawem?

Tworzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji

Należy zacząć od podstaw, czyli pamiętać o tym, że nawiązując z kimś współpracę, trzeba założyć mu i prowadzić dokumentację pracowniczą. W jej skład wchodzą akta osobowe oraz pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Warto podkreślić, że istnieje określony wzór tego, jak powinna wyglądać teczka z aktami. Muszą być one podzielone na trzy części oznaczone literami A, B oraz C. Dział A służy do przechowywania papierów, które dotyczą ubiegania się danej osoby o zatrudnienie, dział B poświęcony jest tym opisującym przebieg zatrudnienia, natomiast w ostatnim z nich, C, gromadzone są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Prowadzenie spraw kadrowych tego rodzaju wymaga zachowania pełnej poufności, dlatego teczki muszą znajdować się w miejscu, do którego dostęp będą mieli tylko ci, którzy są do tego upoważnieni. Rekomenduje się tutaj dobrej jakości szafy zamykane na klucz. Trzeba również pamiętać o tym, że nawet po odejściu pracownika z firmy, zarządzający są zobowiązani do zatrzymania jego akt osobowych przez kolejne dziesięć lub pięćdziesiąt lat! Z tego obowiązku nie zwalnia nawet zakończenie działalności. W takim przypadku papiery trzeba przekazać jednostce odpowiedzialnej za ich przechowywanie.

Oprócz tego obsługa kadrowa wymaga bieżącego sporządzania rejestrów oraz ewidencji. Należą do nich między innymi: rejestr otrzymywanego obuwia i odzieży roboczej, karty ewidencji czasu pracy, rejestr wypadków oraz personelu wykonującego obowiązki w trudnych warunkach, a także wiele innych. Niektóre z nich pełnią rolę zbiorczego podsumowania danych zbieranych w ciągu miesiąca, kwartału lub roku, co także należy do obowiązków kadr. Mowa tutaj o tworzeniu list obecności i weryfikowaniu ich poprawności, monitorowaniu liczby dni urlopowych personelu oraz wykonywaniu zestawienia, w którym uwzględnione zostaną plany wypoczynkowe pracowników w danym roku. Prowadzenie spraw kadrowych obejmuje też ewidencjonowanie zwolnień lekarskich czy wystawianie skierowań uprawniających personel do odbycia badań medycyny pracy potwierdzających ich zdolność do zajmowania określonego stanowiska.

Jak prowadzić kadry zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Jeśli chodzi o kwestię płac, są one ściśle związane z wymienionymi wcześniej zadaniami. Każda osoba musi posiadać imienną kartę wynagrodzenia, w której zawarte są informacje na temat liczby godzin, w jakich świadczona była praca z uwzględnieniem nadliczbowych oraz tych, które miały miejsce w niedziele i święta.

Odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowo-płacowych ma obowiązek co miesiąc sporządzać listę płac, na której znajduje się poprawnie wyliczone wynagrodzenie brutto, ustalać wysokość składek odprowadzanych z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz obliczyć zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Z łatwością można zauważyć, jak szerokim zagadnieniem są płace i kadry, jak prowadzić je poprawnie stanowi więc naturalne pytanie. Najważniejsze jest to, by nie pomijać żadnego z wyszczególnionych powyżej obowiązków i być na bieżąco ze wszelkimi zmianami w przepisach, które wchodzą w życie. Rozsądnie jest brać udział w profesjonalnych szkoleniach, regularnie pogłębiając swoją wiedzę, konsultować się z innymi specjalistami oraz inwestować w naukowe publikacje. Godną uwagi opcję stanowi także zlecenie obsługi kadrowo–płacowej zewnętrznej firmie, która się tym zajmuje.